多くの会社では、退職メールを送る慣習があります。「社内」と「社外」では送るメール文面に違いがありますので、それぞれ見ていきましょう。
まず社内メールでの退職の挨拶は、どのような文面を送ればいいのでしょうか。
いままで一緒に仕事をし、お世話になった人たちに送る最後の文章ですから、「感謝の気持ちを伝えること」を第一に考えてはいかがでしょう。
退職の挨拶メールのポイント
メールの内容はおさえておきたい点が幾つかあります。
ひと目で分かるメール
まず件名は、特別な事情がなければ『退職のご挨拶』で大丈夫です。他部署でも、誰がいなくなるのかすぐに把握できるようにしておきます。
退職理由も踏み込まなくていい
具体的な退職理由も書く必要はありません。常套のフレーズですが、「一身上の都合」と書くにとどめておくのが賢明でしょう。
連絡先は書いてもよい
これも社内慣習のがあればそちらを優先した方が良いと思いますが、退職後の連絡先は、書いても差し支えありません。「今後連絡をいただける場合は下記宛てにお願いします」と添えます。
社内メール：例文
件名：
退職のご挨拶本文：
お疲れ様です。
販売営業部の山田です。このたび、一身上の都合により10月末日で退職いたします。
明日より有給休暇に入らせていただきますので、本日が最終出勤日となります。本来であれば直接お伺いしてご挨拶するべきところですが、メールのご挨拶にて失礼いたします。
入社してから右も左もわからない状態のわたしを、周りの先輩方は嫌な顔ひとつせず引っ張っていただきました。
皆さまがあるからこそ、今のわたしがあると胸を張って言えます。今後も皆さまのご指導で得た経験を活かし、先々の仕事に繋げていきたいと思っております。
重ねてお礼を申し上げます。ありがとうございました。末筆ながら、皆様のご健康と今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。いままで本当にありがとうございました。
今後の連絡先は以下になります。何かございましたらご連絡よろしくお願いいたします。
TEL:090-0000-0000
MAIL:aaa@aaa.com山田 太郎
社外メールのポイント
社外メールの場合、これまでの感謝の気持ちを伝えることももちろんなのですが、「業務の引き継ぎに問題はないので安心してほしい」という内容も伝えることが大切です。
社外メールの送信日は？
・メールでしか連絡機会がないのであれば、2～4週間前に退職の挨拶メールを送ります
・退職日の2～4週間前に電話をする機会などがあり、あらかじめ予定日を伝えておけるなら退職当日にメール送信しても問題ないでしょう
大切なのは「相手に伝わっているかどうか」です。
社外メール：例文
件名：
退職のご挨拶本文：
○○株式会社 ○○様お世話になっております。
株式会社○○ 販売営業部の○○です。私事にて大変恐縮ではございますが、一身上の都合により2018年10月31日をもちまして株式会社○○を退職させていただくことになりました。
○○様には当初より、業務上はもとより個人的にも大変なお力添えを頂いていたと感じております。
本当にありがとうございました。なお、今後の担当は同部署の○○が担当させて頂きます。
改めて○○よりご挨拶をさせていただきますので、どうぞよろしくお願い致します。末筆ながら、今後の○○様と会社の発展を、心よりお祈り申し上げます。
株式会社○○ 販売営業部 山田
私は退職の挨拶を考えに考えた結果、
件名：退職のご挨拶
本文：（空欄）
で送信しました。理由は「退職のお知らせはしておきますが、私のメールを読むことに時間なんか使わず業務をお続けください」という意味を込めてです。送信直後に、上司に「本文入ってねーぞ！」と怒られましたね。
